Datensichheit und -sicherung im Digitalisierungsprojekt

Im Digitalisierungsprojekt fallen folgende digitale Daten an:

MS-Access Datenbanken (Datenbank für Originalinventar, Datenbank für Imitationen), Format .mdb

Abbildungen (Fotos, gescannte Zeichnungen), Formag .jpg

Digitale Literatur, Format .pdf, .jpg

Arbeitsdateien aus Word, Excel, Editor, Adobe, Format .doc, .xls, txt, .psd, .ai, .indd, .pdf  

Alle Dateien sind auf einem zentralen PC gespeichert und via WLAN und LAN auf den vier Arbeitsplätzen verfügbar. 

Täglich wird die Sammlungsdatenbank wechselweise auf zwei externe Laufwerke und monatlich auf CD gesichert.

Eine Gesamtsicherung erfolgt etwa alle drei Wochen abwechselnd auf insgesamt vier externe Laufwerke, die teilweise außerhalb des Sammlungsraumes aufbewahrt werden.

MS-Access bietet verläßliche und bequeme Exportfunktionen, mittels derer die Daten leicht in andere Formate konvertiert werden können, wie es zur Zeit für die UNIDAM-Schnittstelle genutzt wird. D.h. auch zukünftig, nach Ablauf des Digitalisierungsprojektes können die Daten ggf. in andere Anwendungspakete einfließen und weiterverwendet werden. Da die weitere Wartung der Daten zur Zeit nicht absehbar ist, sollte hier besondere Beachtung auf die Erhaltung der Hardware und den Datenbestand geleistet werden. 

Langfristig muß damit gerechnet werden, dass die Hardware auch (gerade) bei geringer Benutzung (unbemerkt) defekt wird und die Datenformate veraltern (siehe auch Langzeitarchivierung). Eine Konvertierung kann meist nur durch Fachpersonal durchgeführt werden (Abb.1).

Günstig wäre es, bei Beendigung des Digitalisierungsprojektes ein Konzept zur kurz- und langfristigen Erhaltung des seit 2005 erarbeiteten Datenbestandes zu erstellen.

Jedenfalls geplant ist die durchführbare, einfache und effiziente Methode des Ausdrucks auf Papier, lesbar in 100 Jahren.